System zgłoszeń dla sygnalistów, zgodny z ustawą
Od 25 września 2024 r. organizacje zatrudniające co najmniej 50 osób muszą mieć wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń. Projektujemy i wdrażamy cały system.
- 25.09.2024
- od tego dnia obowiązuje wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń
- ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
Co wdrażamy
Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów obowiązuje od 25 września 2024 r. Organizacje, w których na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku pracuje co najmniej 50 osób, muszą mieć wdrożoną wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń.
Projektujemy i wdrażamy system dopasowany do struktury i skali Twojej organizacji:
- procedura zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych,
- bezpieczne, poufne kanały przyjmowania zgłoszeń,
- ochrona danych sygnalisty i osób wskazanych w zgłoszeniu,
- rejestr zgłoszeń i wymagana dokumentacja,
- zasady chroniące sygnalistów przed działaniami odwetowymi,
- przygotowanie organizacji do kontroli i audytów.
Organizacja ma działający kanał zgłoszeń i komplet dokumentacji, gotowe na kontrolę, zanim ktokolwiek zapyta, czy je macie.
Dla kogo to jest — i dla kogo nie
Dla organizacji, która 1 stycznia albo 1 lipca przekroczyła 50 osób i od tego dnia ma obowiązek, którego wcześniej nie miała.
Dla firmy, która ma procedurę napisaną przy wejściu ustawy w życie i nie wie, czy kanał zgłoszeń jeszcze działa.
Dla zespołu, do którego trafiło pierwsze zgłoszenie i okazało się, że nikt nie wie, kto je rozpatruje i w jakim terminie.
To nie jest sama licencja na narzędzie. Kanał zgłoszeń to jeden element — bez procedury, wyznaczonych osób i zasad ochrony przed odwetem sam formularz nie spełnia ustawy.
To nie jest też prowadzenie postępowania w konkretnej sprawie. Działania następcze prowadzi Twoja organizacja. My dajemy jej zasady, według których ma je prowadzić, i uczymy osoby, które to robią.
Jak przebiega wdrożenie
Ustalenie progu
Sprawdzamy, czy i od kiedy obowiązek Cię dotyczy — liczy się stan zatrudnienia na 1 stycznia i 1 lipca, nie średnia z roku.
Procedura
Piszemy procedurę zgłoszeń i działań następczych pod realną strukturę organizacji, z terminami wprost z ustawy.
Kanał i konsultacje
Uruchamiamy poufny kanał przyjmowania zgłoszeń i przeprowadzamy wymagane konsultacje z przedstawicielami pracowników.
Szkolenie i przekazanie
Szkolimy osoby przyjmujące zgłoszenia i przekazujemy rejestr oraz wzory pism gotowe do użycia.
Co zostaje w organizacji
Zostaje komplet, który pokazuje się kontroli bez dopisywania czegokolwiek w ostatniej chwili:
- procedura zgłoszeń wewnętrznych i działań następczych,
- opis i regulamin kanału zgłoszeń, z terminami potwierdzenia i odpowiedzi,
- rejestr zgłoszeń prowadzony zgodnie z wymogami ustawy i RODO,
- wzory pism: potwierdzenie przyjęcia, informacja o wyniku, notatka z działań następczych,
- klauzule informacyjne oraz zasady ochrony danych sygnalisty i osób wskazanych w zgłoszeniu,
- materiał szkoleniowy dla osób przyjmujących zgłoszenia.
Dokumenty zostają u Ciebie w formie edytowalnej — zmiana struktury organizacji nie wymaga wracania do nas.
- 25.09.2024
- od tego dnia obowiązuje wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń
- ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
- 50 osób
- próg zatrudnienia badany na 1 stycznia i 1 lipca
- ustawa o ochronie sygnalistów
Klienci o nas mówią
„Audyt został wykonany w sposób rzetelny, terminowy i z dużym zrozumieniem dla specyfiki naszej działalności.”
SPR Wisła Płock S.A.
„Zespół audytorów wykazał się nie tylko wysokim poziomem wiedzy merytorycznej, ale również dużym zaangażowaniem i elastycznością.”
K&K Bielickie Sp. z o.o.
„Zespół DPPS to wykwalifikowani eksperci, certyfikowani audytorzy i szkoleniowcy, którzy cały czas poszerzają swoją wiedzę.”
Grayling Poland Sp. z o.o.
„Zaangażowanie i wysoka kultura współpracy pozwalają rekomendować DPPS jako rzetelnego partnera.”
Apache Polska Sp. z o.o. Sp. k.
Pytania o ochronę sygnalistów
Kiedy dokładnie powstaje obowiązek wdrożenia procedury?
Próg 50 osób bada się na 1 stycznia i 1 lipca każdego roku. Jeśli w którymś z tych dni organizacja zatrudnia co najmniej 50 osób, musi mieć wdrożoną wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń.
Czy wystarczy skrzynka e-mail na zgłoszenia?
Nie. Kanał musi zapewniać poufność tożsamości zgłaszającego, umożliwiać potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i prowadzenie rejestru, a dostęp do niego musi być ograniczony do osób upoważnionych. Zwykła skrzynka działu HR żadnego z tych warunków nie spełnia.
Co grozi za brak procedury?
Ustawa przewiduje odpowiedzialność za brak wdrożenia procedury oraz za działania odwetowe wobec sygnalisty. Praktyczne ryzyko jest większe: bez kanału wewnętrznego zgłoszenie idzie od razu do organu publicznego albo do mediów, z pominięciem firmy.
Sprawdźmy, czy próg Cię obejmuje
Pierwsza rozmowa nic nie kosztuje. Ustalamy, czy i od kiedy obowiązek dotyczy Twojej organizacji, zanim policzymy koszt wdrożenia.